Hay muchas cosas que debes de considerar para planificar un evento exitoso, pero prestando atención a los pequeños detalles durante todo el proceso te ayudará a asegurarte de que las cosas funcionarán a la perfección cuando el evento comienza.
1. Las primeras cosas a tener en cuenta son: ¿qué tipo de evento es, el presupuesto que se le asigna para ello, y la fecha? Algunos lugares son muy populares y es imprescindible reservar el lugar con mucho tiempo de antelación. Puede parecer un poco exagerado, pero algunos lugares necesitan ser reservado un par de años antes de la fecha del evento. Los lugares se evalúan según sus posibilidades de conseguir un mejor trato en cuanto a presupuesto, fecha de disponibilidad, y los requisitos de subcontratación. Después de eso, es el momento de evaluar las necesidades del evento, desde los requisitos audiovisuales hasta las opciones del menú.
2. ¿Es un evento al aire libre o en interior? La temperatura del lugar en el que el evento va a ser acogido y de las condiciones meteorológicas que se pueden esperar de la fecha elegida tienen que ser evaluados con mucho cuidado.
3. ¿Cuántas personas asistirán al evento? El tamaño dependerá fundamentalmente de las personas que asisten y las actividades previstas. Además, las sillas y las mesas deben ser dispuestos de una manera determinada.
4. ¿Es un menú completo o sólo un cóctel? Al planear las comidas y los descansos, los elementos del menú del evento tienen que ser comprobados y adaptados a las necesidades de todos: no olvidarse de veganos, vegetarianos, los que no pueden tomar gluten y artículos azucarados. También es útil considerar la contratación de un servicio de catering externo y el costo de la misma.
5. ¡Luces, cámara … acción! Iluminación establecerá el estado de ánimo y la atmósfera durante las diferentes partes del evento. Ya sea durante un cóctel, almuerzo, cena o una reunión de empresa, luces personalizadas crearán el ambiente ideal.
6. ¿Se requiere preparación audiovisual? Es esencial para comprobar y evaluar lo que ofrece el lugar o si es mejor subcontratar.
7. ¿Entretenimiento? La música es una parte importante de la atmósfera. Debes de contemplar si sera preciso contratar un grupo de música en directo, un DJ o simplemente música de fondo para relajarse. Dependiendo del tipo de function, puede ser necesario ofrecer juegos, actividades de diversión o competiciones.
8. ¿Qué pasa con la accesibilidad? Es muy importante considerer si asistirán invitados con necesidades de asistencia de movilidad. Lo cual debes de contemplar la cercania de los servicios y el acceso de cualquier equipo que necesita ser llevado a través de las puertas del recinto.
9. ¡Es hora de las fotos! Tomar fotos es muy importante durante las visitas in situ a diferentes lugares. Es más conveniente tener apoyo visual al tomar la decisión final.
Prepárate para pasar mucho tiempo y esfuerzo en el proceso de planificación pero tener la confianza que valdrá la pena si quieres organizar un evento exitoso.
¿Tienes ganas ahora de poner en marcha un nuevo proyecto de planificación de eventos?
